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POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LA FUNDACIÓN ENDEAVOR COLOMBIA

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (la “Política”) regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales que realiza Fundación Endeavor Colombia (“ENDEAVOR”), de acuerdo con las disposiciones contenidas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, y el Decreto 1074 de 2015, por medio de los cuales se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
1. Información del Responsable del Tratamiento de la información personal

La empresa responsable del tratamiento de los datos personales es:

• Razón social: Fundación Endeavor Colombia
• Domicilio: Bogotá D.C., Colombia.
• Dirección: Carrera 11 No. 86 – 60 Oficina 603
• Email: Info@endeavor.org.co
• Teléfono: +57 1 7452496 Ext. 1001
2. Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y su finalidad

Los datos personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados de acuerdo a la naturaleza de los datos y de las finalidades establecidas en esta Política.

2.1. Tratamiento de datos personales de naturaleza pública y privada.

ENDEAVOR accede a datos de sus clientes y colaboradores tales como sus nombres, número de cédula, correos electrónicos, teléfonos fijos y celulares, entre otros. Estos datos son recolectados con las siguientes finalidades:

Finalidades para el tratamiento de datos de candidatos laborales:

• Análisis de la información de un candidato con el fin de iniciar un proceso de vinculación.
• Contactar al candidato para manifestar el interés que existe en iniciar un proceso de vinculación
• Verificar la veracidad y autenticidad de la información suministrada en su hoja de vida con las entidades en las que ha adelantado sus estudios y desempañado cargos.
• Iniciar el estudio de condiciones de vivienda y seguridad para determinar el ingreso a ENDEAVOR como empleado.
• Enviar sus datos a aliados y clientes de ENDEAVOR que estén interesados en contactar personas con su perfil, para explorar una posible contratación laboral.

Finalidades para el tratamiento de datos de trabajadores:

• Cumplimiento de obligaciones legales o contractuales suscritas por ENDEAVOR con terceros.
• La debida ejecución del contrato laboral por parte de ENDEAVOR.
• El cumplimiento de las políticas internas de ENDEAVOR.
• La verificación del cumplimiento de las obligaciones de ENDEAVOR.
• La administración de sistemas de información y comunicaciones de ENDEAVOR.
• La generación de copias y archivos de seguridad de la información en los equipos proporcionados por ENDEAVOR.

Finalidades para el tratamiento de datos de proveedores:

• Organización del registro de información de proveedores para el envío de órdenes de compra.
• Investigación, verificación y validación de la información suministrada por los proveedores, con cualquier información de la que ENDEAVOR legítimamente disponga y listas internacionales sobre comisión de delitos y lavado de activos.
• Comunicación, consolidación, organización, actualización, control, acreditación, aseguramiento, estadística, reporte, mantenimiento, interacción, y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan a los proveedores y contratistas con ENDEAVOR.
• Elaboración de reportes sobre desempeño y cumplimiento por parte de los proveedores.

Finalidades para el tratamiento de datos de miembros de junta directiva:

• Comunicación sobre reuniones de la Junta Directiva y temas a tratar.
• Envío de información relacionado con las actividades que organiza la ENDEAVOR.
• Realizar reportes a los entes de control y/o autoridades en Colombia y en los países donde se encuentre la matriz o controlante directa o indirecta de ENDEAVOR.
• Realizar trámites exigidos por los entes de control y/o autoridades.
• Para atender solicitudes que realicen terceros a ENDEAVOR y que tengan obligación de hacer control de lavado de activos y financiación de terrorismo
• En los caso que aplique para el pago de honorarios
• Cumplir con obligaciones ante las autoridades que ejercen control, supervisión, o jurisdicción o por obligaciones adquiridas por ENDEAVOR en virtud de contratos.

Finalidades para el tratamiento de datos de emprendedores, candidatos, mentores, aliados y periodistas

• El desarrollo de las actividades propias de la entidad en relación con el emprendimiento.
• Proporcionar al titular información de interés relacionada con el objeto social de ENDEAVOR, tal como servicios prestados, actividades, noticias, estudios e informes sobre emprendimiento.
• Prestar servicios a la medida a emprendedores ENDEAVOR e invitación a emprendedores candidatos potenciales para vincularse a proceso de selección adelantados por ENDEAVOR.
• Enviar invitaciones a eventos realizados por ENDEAVOR, actividades y/o lanzamientos asociados a temas de emprendimiento y relacionados
• Informar sobre novedades de los programas de ENDEAVOR.
• Mantener informado a aliados, clientes y público en general sobre las gestiones adelantadas por ENDEAVOR, sus resultados de impacto y demás información relevante para la red.
• Envío de información relacionada con los eventos y conferencias organizadas por ENDEAVOR y temas afines al emprendimiento.
• Realizar encuestas de satisfacción de servicios y/o sondeos de opinión
• Ejecutar y cumplir los contratos que celebre ENDEAVOR con entidades en Colombia o en el extranjero para cumplir su actividad y demás actividades afines al desarrollo de proyectos de emprendimiento;
• Envío de news letter mensual, clip de prensa y otras piezas de comunicación que contienen contenidos de emprendimiento

2.2. Tratamiento de datos sensibles:

ENDEAVOR podrá acceder y hacer uso de datos sensibles de sus trabajadores tales como videos, fotografías y huellas dactilares. Así mismo, ENDEAVOR obtiene información sobre el estado de salud de sus empleados en cumplimiento de obligaciones legales sobre salud ocupacional. Para estos efectos, ENDEAVOR dará aplicación a las disposiciones legales sobre tratamiento de datos sensibles, incluyendo las siguientes:

a) Obtener autorización explícita del Titular para el tratamiento, informando el carácter facultativo de la misma y los datos que se consideran sensibles. Esta autorización será implementada en toda recolección de datos sensibles, salvo en los siguientes casos en los que no se requiere autorización por disposición legal:

a. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
b. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
c. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
d. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

En los casos en que ENDEAVOR tenga acceso a datos sensibles, el tratamiento de los mismos se realizará con las siguientes finalidades:

Datos relativos al estado de salud e historia clínica ocupacional de candidatos y trabajadores para los siguientes fines:

• Verificar si el solicitante cumple con los requisitos físicos necesarios para desempeñar el cargo para el cual está aplicando o fue contratado.
• Contar con la información necesaria para atender cualquier emergencia médica que se presente durante la prestación de servicios en las instalaciones de ENDEAVOR.
• Cumplir con las normas de seguridad y salud en el trabajo e implementar el SG-SST, y cualquier otro programa, sistema y/o plan que busque proteger la salud del trabajador y las personas en el lugar de trabajo.

Estudios de antecedentes y resultados de pruebas de polígrafo de candidatos.

• Identificar al personal que acceda a las instalaciones de ENDEAVOR.
• Identificar los riesgos que conlleva para la seguridad de las instalaciones o personas que laboran en ENDEAVOR la contratación de determinado candidato.
• Determinar comportamientos o situaciones que perjudiquen el ambiente laboral de o la debida prestación de servicios por parte de ENDEAVOR.

2.4 Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes:

ENDEAVOR podrá tratar datos de los hijos de candidatos o trabajadores que sean menores de 18 años. Esta información es recolectada con la autorización de los padres o de las personas facultadas legalmente para ello, bajo los requisitos señalados en la regulación de protección de datos. Por esta razón, las finalidades que tiene la recolección de estos datos son:

• Identificación de los hijos de un candidato en las visitas y entrevistas que se realicen en el domicilio del candidato.
• Cumplimiento de las obligaciones legales que se deriven de la relación laboral, tales como, realizar todos los trámites necesarios para la inscripción de beneficiarios, ante las autoridades, tales como, ante el Sistema de Seguridad Social, o cualquier otra actividad derivada de la legislación aplicable.
• Comunicar a los empleados las actividades de bienestar que ENDEAVOR ha organizado para sus hijos.
• Comunicar a los trabajadores el nacimiento de los hijos de funcionarios de ENDEAVOR.

3. Transferencias y Transmisiones de datos personales:

ENDEAVOR transfiere datos a Estados Unidos donde se encuentran los aliados internacionales y la entidad principal de ENDEAVOR. Las transferencias se hacen en desarrollo de las finalidades señaladas anteriormente.

4. Derechos que le asisten como Titular de los datos

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1074 de 2015 (Capítulo 25), el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ENDEAVOR, en su calidad de Responsable del Tratamiento. Este derecho podrá ejercerlo frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a ENDEAVOR, en su calidad de Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en las normas que la reglamenten, adicionen, complementen, modifiquen o deroguen), o cuando se haya presentado la continuidad del tratamiento según lo previsto en el numeral 4° del artículo 2.2.2.25.2.7 del Decreto 1074 de 2015.
c) Ser informado por ENDEAVOR, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante ENDEAVOR.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y la Constitución.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

5. Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos

El Área Administrativa de ENDEAVOR, será responsable de la atención de peticiones, consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos del Titular de la información personal.

6. Procedimiento para ejercer los derechos del Titular de los datos

6.1. Procedimiento para acceso y de consulta

El Titular de los datos, o sus causahabientes, podrán consultar la información que repose en las bases de datos en posesión de ENDEAVOR, para lo cual deberán comunicar la correspondiente petición al correo electrónico info@endeavor.org.co. o comunicarse al +57 1 7452496. También será posible formular estas peticiones por escrito, y radicarla de lunes a viernes en horario 8:00 AM – 1:00 PM y 2:00 PM a 5:00 PM, en la Carrera 11 # 86 – 60 Oficina 603, de la ciudad de Bogotá.

Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6.2. Procedimiento para solicitar actualización, corrección, supresión, revocatoria de la autorización o para presentar reclamos

El Titular, o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en las base de datos de ENDEAVOR debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante ENDEAVOR, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas, de conformidad con el artículo 15 de la ley 1581 de 2012:

a) El reclamo se formulará mediante solicitud que puede ser enviada al correo info@endeavor.org.co o radicando una comunicación por escrito de lunes a viernes en horario 8:00 AM – 1:00 PM y 2:00 PM a 5:00 PM, en la Carrera 11 # 86 – 60 Of. 603, de la ciudad de Bogotá.
b) Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
c) La solicitud debe contener la siguiente información:
(i) La identificación del Titular.
(ii) Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
(iii) Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante.
(iv) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
(v) La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
(vi) Los documentos que se quiera hacer valer.
(vii) Firma, número de identificación y huella.
(viii) Radicación en original.
d) Si el reclamo resulta incompleto, ENDEAVOR requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
e) Si el Área que recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
f) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
g) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6.3. Supresión de Datos

El Titular tiene el derecho a solicitar a ENDEAVOR la supresión (eliminación) de sus datos personales y en especial cuando:

a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por ENDEAVOR.

Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

(i) La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
(ii) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
(iii) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

6.4. Revocatoria de la Autorización.

El Titular de los datos personales puede revocar el consentimiento al Tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.
7. Seguridad de la Información.

En desarrollo del principio de seguridad, ENDEAVOR ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger la información de los Titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los datos personales está restringido a sus Titulares y ENDEAVOR no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros, a excepción de un pedido expreso del Titular de los datos o personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional.
8. Vigencia de la Política.

ENDEAVOR cuenta con una Política de Tratamiento desde el 25 de Septiembre de 2013. Las modificaciones introducidas en esta versión han sido dadas a conocer el 30 de Septiembre de 2016. Cualquier cambio sustancial en esta política será dado a conocer mediante un anuncio en la página web www.endeavor.org.co

El término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía, salvo aquellos casos en los que la ley disponga un término distinto.